روش های کنترل حضور غیاب پرسنل در شرکت چیست؟

در اصل، کنترل تردد موثر، عاملی اساسی در دستیابی شرکت به موفقیت و اهداف استراتژیک خود محسوب می شود. به طور کلی، کنترل تردد پرسنل و مدیریت حضور کارمندان در شرکت به دو روش سنتی و مدرن انجام می‌شود و شرکت‌ها در انتخاب شیوه مناسب کنترل تردد پرسنل خود بایستی عواملی نظیر الزامات و نیازهای خاص، اندازه نیروی کار، ماهیت فعالیت های جاری و فرهنگ و خط مشی سازمان خود را در نظر بگیرند. در این مقاله می‌خواهیم شما را با راهکارها و استراتژی‌های مربوط به هر یک از این دو روش و مزایا و چالش‌های هر کدام آشنا کنیم.

شیوه های سنتی کنترل تردد پرسنل در شرکت

خصیصه روش‌های سنتی کنترل تردد، سادگی و دخالت مستقیم انسانی در ثبت حضور غیاب  پرسنل است. در ادامه، به انواع راهکارهای این شیوه سنتی که شرکت‌ها سال‌ها پیش از عصر دیجیتال از آنها بهره می‌جسته اند، می‌پردازیم.

ثبت دستی حضور غیاب

ثبت دستی حضور و غیاب پرسنل در زمره قدیمی‌ترین شیوه‌های ثبت حضور و غیاب کارکنان به شمار می‌آید. در این شیوه، پرسنل اسامی و زمان ورود و خروج خود را در یک دفتر کل می‌نویسند. این روش علیرغم سادگی زیاد، بسیار زمان بر بوده و در معرض خطاهای انسانی قرار دارد.

پانچ کارت

پانچ کارت که با نام‌های کارت منگنه و کارت ساعت نیز شناخته می‌شود، با هدف اتوماتیک سازی فرایند ثبت حضور و غیاب عرضه شد. در این شیوه، پرسنل بایستی کارت‌های خود را وارد دستگاه ساعت زنی کنند تا زمان ورود و خروج بر روی کارت درج شود. با آن که در این روش از بروز برخی خطاها جلوگیری می‌شود، اما همچنان احتمال تقلب و ثبت حضور فرد غایب توسط همکاران وی وجود دارد.

نظارت بصری

حضور و غیاب و ورود و خروج پرسنل در برخی شرکت‌ها، به ویژه شرکت‌های کوچک، تحت نظارت مستقیم ناظران یا مدیران قرار دارد. کارایی و موفقیت این شیوه تا حد بسیار زیادی به هوشیاری، آمادگی، جدیت در کار و دقت بالای تیم ناظران بستگی دارد.

سامانه حضور غیاب و کنترل تردد سنتی فاقد دقت، امنیت و کارایی بالای نرم‌افزار حضور و غیاب مدرن و پیشرفته می‌باشد؛ وابستگی زیادی به ثبت دستی و دخالت انسانی دارد، مستعد خطا و تقلب بوده و داده‌هایی حقیقی جهت تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری به مدیران ارائه نمی‌دهد. دستگاه حضور غیاب سنتی در زمان خود وظایف خود را به خوبی انجام داده است و اکنون مانند پیشکسوتی، جای خود را به نرم‌افزار حضور غیاب مدرن و پیشرفته داده است. سیستم حضور و غیاب مدرن به گونه‌ای طراحی شده است که کارآمدتر، دقیق‌تر و سازگارتر با محیط‌های کاری گوناگون و امروزی باشد. در ادامه به استراتژی‌های جدیدی می‌پردازیم که شرکت‌ها به منظور رصد و کنترل تردد پرسنل خود به کار می‌برند. 

شیوه های مدرن کنترل تردد پرسنل در شرکت

انواع راهکارهای مدرن کنترل تردد پرسنل و حضور غیاب کارمندان به شرح زیر است:

دستگاه حضور غیاب بیومتریک

سیستم حضور غیاب بیومتریک با استفاده از ویژگی‌های فیزیکی افراد، قابلیت‌های مختلفی را نظیر اسکن اثر انگشت، تشخیص چهره یا اسکن عنبیه جهت شناسایی پرسنل ارائه می‌دهد. این نوع نرم‌افزار حضور و غیاب از امنیت و دقت بسیار بالایی برخوردار بوده و از ثبت حضور و غیاب فرد غایب توسط دیگری جلوگیری به عمل می‌آورد.

‌RFID و NFC

فناوری رادیو شناسه (RFID) و فناوری ارتباط در محدوده نزدیک (NFC) به پرسنل امکان ثبت ورود و خروج خود را از طریق استفاده از یک کارت یا گوشی هوشمند خود می‌دهند. این سیستم‌ها قابلیت یکپارچه شدن با درها و ورودی‌های امنیتی را نیز دارا می‌باشند.

اپلیکیشن حضور غیاب در گوشی‌های هوشمند

با افزایش مشاغل دورکار، نرم‌افزار حضور و غیاب در قالب اپلیکیشن با استقبال فزاینده ای مواجه شده است. این اپلیکیشن‌ها با برخورداری از قابلیت موقعیت یابی جهانی یا همان GPS، به پرسنل شرکت امکان ثبت حضور خود را در هر موقعیت مکانی ای که باشند، از طریق گوشی های هوشمندشان می‌دهند.

پلتفرم‌های حضور غیاب مبتنی بر وب(شبکه)

این پلتفرم‌ها روش نوینی در مدیریت حضور و غیاب پرسنل به شمار می‌آیند. این پلتفرم‌ها از طریق هر دستگاهی که به اینترنت متصل باشد، قابل دسترسی اند و داده‌هایی دقیق و حقیقی از الگوی حضور و غیاب پرسنل ارائه داده و به راحتی با سیستم‌های پرداختی هماهنگ و یکپارچه می‌شوند.

نرم‌افزار خودکار ثبت ساعات کار

این نرم‌افزار پیشرفته، فعالیت‌های پرسنل را از طریق کامپیوترشان رصد می‌کند. این شیوه به طور خاص برای افزایش بهره‌وری و فعالیت پرسنل دورکار مفید بوده و گزارش‌های دقیقی در خصوص ساعات کاری به مدیران ارائه می‌دهد.

بدیهی است که مزایا و قابلیت‌های سیستم حضور غیاب مدرن به طور چشمگیری بیش از سامانه حضور و غیاب سنتی است. دستگاه های پیشرفته حضور و غیاب داده‌هایی حقیقی ارائه می‌دهند، از اتلاف زمان کاری جلوگیری کرده و از طریق یکپارچه سازی با سایر سیستم‌های منابع انسانی یک ارزیابی جامع از عملکرد پرسنل به عمل می‌آورند. مهم تر از همه آن که به راحتی با محیط‌های کاری مختلف و الزامات مربوط به آن ها سازگار می‌شوند. با این حال، یک سامانه حضور غیاب مدرن علی رغم کارایی بالای خود و ارائه ده‌ها قابلیت پیشرفته با نقدهایی در رابطه با میزان حفاظت از حریم شخصی و احتمال افشای داده‌های افراد و نیز نظارت بیش از حد مواجه است. 

جمع بندی

در انتها، تاکید می‌شود که انتخاب شیوه‌ مناسب کنترل تردد پرسنل در شرکت به نیازهای ویژه و منابع شرکت بستگی دارد. با این حال، پر واضح است که در دنیای رقابتی امروزی، سازمان‌ها و شرکت‌ها دست به انتخاب سیستم حضور و غیاب پیشرفته‌تر و با قابلیت‌های کاربردی بیشتر می‌زنند؛ سیستمی که به راحتی با ماهیت پویای محیط‌های کاری مدرن تطبیق پذیر باشد. اگر شما هم شیوه‌های مدرن و پیشرفته را ترجیح می‌دهید، پیشنهاد ما به شما دستگاه‌ها و نرم افزار حضور و غیاب پیشرفته شرکت حضور غیاب کسرا  است. این شرکت، ارائه دهنده نرم افزار حضور غیاب مدرن با قابلیت‌های پیشرفته و نوین می‌باشد. برای راهنمایی بیشتر با کارشناسان شرکت مهندسی کسرا با شماره تلفن ۰۲۱۴۱۴۵۲۰۰۰ یا ۰۳۱۳۴۱۰۴ در ارتباط باشید.

“این مطلب تبلیغاتی است”